Cztery pozycje kosztu, które u księgowych ważą najwięcej
1. Przelewy zewnętrzne. Biuro, które rozlicza kilkudziesięciu klientów i wysyła ich zobowiązania z własnego rachunku, wyczerpuje pakiet przelewów w cenie w kilka dni. Koszt przelewu ponad pakiet mnoży się przez setki sztuk w roku.
2. Przelewy natychmiastowe. Przy terminach podatkowych i płacowych bywają jedynym sensownym wyborem, a kosztują więcej niż zwykłe.
3. Użytkownicy i uprawnienia. Kilku księgowych z dostępem do rachunku to opłaty za dodatkowe dostępy, tokeny albo karty, zależnie od banku.
4. Pakiety dodatkowe: płatności masowe, import plików przelewów i integracja z programem księgowym. U jednych jest w cenie konta, u innych kosztuje osobno.
Poza tabelą opłat jest piąta pozycja. Środki przejściowe klientów i własna rezerwa biura leżą na rachunku bieżącym bez odsetek. Tego nie widać w cenniku, ale widać w wyciągu.
Przykładowy rachunek biura z kilkudziesięcioma klientami
Rachunek hipotetyczny: opłata za prowadzenie 45 zł miesięcznie daje 540 zł rocznie. Biuro wysyła 150 przelewów miesięcznie, w pakiecie jest 30, a pozostałe 120 kosztują po 1,50 zł, czyli 180 zł miesięcznie i 2 160 zł rocznie. Trzy dodatkowe dostępy po 15 zł miesięcznie to 540 zł. Pakiet płatności masowych 29 zł miesięcznie to 348 zł.
Suma: 540 + 2 160 + 540 + 348 = 3 588 zł rocznie. Opłata za prowadzenie, na którą patrzy większość ofert, to w tym rachunku niecałe 15 procent kosztu. Ten sam rachunek na koncie z droższym prowadzeniem, ale z dużym pakietem przelewów w cenie, mógłby wyjść wyraźnie taniej.
Jak wybrać konto, gdy przelewów jest dużo
Zacznij od liczby przelewów z ostatnich dwunastu miesięcy, nie od opłaty za prowadzenie. Zestaw ją z pakietami i ceną przelewu ponad limit w ofertach, które rozważasz. Potem sprawdź, czy bank daje osobne uprawnienia księgowym bez opłaty za każdy dostęp oraz czy obsługuje import plików przelewów, bo oszczędza godziny pracy miesięcznie.
Przy kilku ofertach o podobnym koszcie rozstrzygają drobne rzeczy: czas realizacji przelewu przed terminem podatkowym i dostępność wsparcia dla firm. Zestawienie ofert według tych samych kryteriów znajdziesz w rankingu konto firmowe ranking, a dla spółek osobno w opisie konta firmowego dla spółki z o.o..
Jak policzyć koszt własnego rachunku
Weź wyciąg z ostatnich dwunastu miesięcy w formacie CSV, XLSX albo PDF. Oznacz opłaty i prowizje, zsumuj je według czterech pozycji powyżej i policz średnie saldo. Wartość odsetek, które mogłaby zarobić część tego salda, to ostatnia linia rachunku.
Szybciej zrobi to analiza wyciągu bankowego: wyciąga opłaty, pokazuje saldo bez oprocentowania i podaje roczną kwotę. Wyciąg jest czytany w przeglądarce i nie trafia na serwer. Biuro, które sprawdza rachunki własne i klientów, korzysta z planu Firma opisanego w cenniku.
Kontrahenci klientów i weryfikacja przed przelewem
Księgowy często jest ostatnim, kto widzi przelew przed wysłaniem. Przy nowym dostawcy z Unii warto sprawdzić, czy jego numer VAT jest aktywny w systemie VIES, na przykład w narzędziu do sprawdzania VAT-UE kontrahenta. To jedna minuta, która oszczędza korekt deklaracji.
Co zrobić ze środkami, które leżą bez odsetek
Środki przejściowe klientów powinny zostać na rachunku bieżącym, bo są potrzebne w krótkim terminie. Własna rezerwa biura na kilka miesięcy kosztów może pracować na koncie oszczędnościowym, a stała nadwyżka na lokacie. Jak podzielić gotówkę firmy, opisujemy w artykule gdzie trzymać nadwyżkę gotówki w firmie. Konkretne warunki sprawdzisz w lokatach dla firm.